Как организовать учет времени сотрудников?

Варианты организации учета рабочего времени

  • Бумажный журнал — нет возможности оперативно собрать отчет по сотрудникам.
  • Традиционные СКУД — дорогие, сложные в установке, необходим персонал для поддержания работоспособности системы, периодическая замена компонентов системы (в том числе резервных аккумуляторов).
  • Онлайн-система учета рабочего времени Exitcontrol — простое и компактное устройство для регистрации входов и выходов сотрудников из офиса, работающее через интернет. Все остальное доступно в личном кабинете на сайте.

Как работает система учета рабочего времени Exitcontrol?

Система учета рабочего времени Exitcontrol проста и понятна в использовании, для ее запуска достаточно:

  1. Зарегистрироваться — добавить информацию о сотрудниках, выбрать тариф (есть бесплатные тарифы), заказать необходимое количество устройств учета времени.
  2. Установить и активировать полученные устройства, подключив их к интернету (установка не требует сложных работ, ее можно сделать самостоятельно, достаточно разместить устройство на столе, подключить питание и кабель локальной сети).
  3. Теперь учет времени работает — просматривайте данные в личном кабинете.

Как установить устройства?

В одном офисе нужно установить как минимум одно устройство. По желанию можно устанавливать два и более устройства в одном офисе — это позволит контролировать не только входы и выходы сотрудников с работы, но и посещение ими определенных мест, например, зон отдыха.

Рисунок. Примерная схема расположения оборудования.

В каких случаях можно использовать систему учета рабочего времени Exitcontrol?

Состояние индикации устройства.

  • Для офисов. Учет времени нахождения сотрудников в офисе: контроль опозданий, ранних уходов, соблюдение продолжительности перерывов.
  • Для ресторанов и кафе. Учет времени нахождения в нужных зонах и, как следствие, оплата только за то время, которое сотрудник находился на рабочем месте.
  • Различные мероприятия. Учет приходящих на мероприятия: автономность работы устройства позволяет регистрировать события входа и выхода даже без доступа к интернету.

Организационные вопросы

Согласно 91 статьи Трудового Кодекса Российской федерации работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. В соответствии с письмом Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973 "Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве" контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и уходом с нее возможно организовать с помощью контрольно-пропускных устройств. Систему учета рабочего времени Exitcontrol относится к контрольно пропускным устройствам. Как запустить в работу систему учета рабочего времени Exitcontrol?

  1. Нужно выпустить приказ* по организации, в котором будет определен порядок и правила использования системы учета рабочего времени. Если требуется, то внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка**.
  2. Для каждого сотрудника должен быть определен график рабочего дня с указанием времени его начала и окончания, а также перерывов.
  3. Необходимо определить порядок депремирования сотрудника за нарушение установленного графика работы.
  4. Опоздавший на работу сотрудник должен написать объяснительную записку, а руководитель примет решение.

Система учета рабочего времени Exitcontrol помогает объективно учитывать рабочее время сотрудников организации.

Примечания

Важно! В системе учета рабочего времени Exitcontrol в настоящее время нет возможности управления доступом в офис посредством использования турникета или магнитных замков на двери.


* — форму приказа вы можете найти ниже.

** — в правила внутреннего трудового распорядка рекомендуется добавить следующий пункт:

Х.Х. Учет рабочего времени, отработанного каждым Работником, ведется электронной системой учёта времени Exitcontrol. Каждому сотруднику выдается индивидуальный магнитный ключ (брелок). Передавать ключ третьим лицам запрещено. Сотрудник обязан отмечать факт прихода и выхода с работы, путем поднесения ключа к считывающему устройству, до срабатывания устройства. Факт срабатывания обозначается звуковым сигналом и миганием подсветки устройства.

Вариант формы приказа

Общество с ограниченной ответственностью “Название компании”
(ООО “Название компании”)

ПРИКАЗ №__ от __. __.____ г.Москва
О введение системы учета рабочего времени Exitcontrol и назначении ответственных за ведение табеля учета рабочего времени.

В связи с необходимостью учета рабочего времени, отработанного каждым работником организации, а также с целью контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внедрить в организации систему учета рабочего времени Exitcontrol. Установить в каждом офисе по одному контрольному устройству. Закрепить за каждым сотрудником электронный брелок Em-Marine 125Khz. Номер брелока занести в систему Exitcontrol.

2. Внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка: обязанность каждого сотрудника отмечаться на устройстве при входе и выходе с работы. Довести до каждого сотрудника организации правила работы с контрольными устройствам системы Exitcontrol.

3. Назначить ответственного за ведение в системе Exitcontrol табеля учета рабочего времени: Петрова Петра Петровича.

4. Контроль исполнения настоящего Приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
__________ И.И. Иванов